Accédez au projet concerné, ouvrez la liste des AgentHooks et cliquez sur “Créer un hook” ou éditez un hook existant.

Dans le formulaire du hook, repérez l’option libellée quelque chose comme “Envoyer le résultat par email” ou “Output emailed”. Activez le toggle pour autoriser l’envoi.

Saisissez la/les adresse(s) dans le champ prévu (souvent nommé output_emails). Format recommandé : adresse unique ou liste séparée par des virgules. Exemple : [email protected], [email protected].

• Vérifiez l’orthographe des adresses.
• Évitez les adresses génériques non surveillées (noreply@…) si vous attendez des réponses.

Si l’interface permet, définissez un sujet personnalisé et un alias d’expéditeur. Si non, l’expéditeur par défaut proviendra de la configuration SMTP globale.

Pour éviter d’épuiser des crédits ou de déclencher des quotas, limitez les destinataires aux personnes réellement concernées.

• Utilisez des filtres du hook pour déclencher l’envoi uniquement quand le contenu est pertinent.
• Regroupez plusieurs résultats si possible.

Sauvegardez le hook. Lancez une exécution de test (ou utilisez la prévisualisation des documents si fournie) pour forcer l’envoi et vérifier la réception.

• Confirmez que le mail arrive, le rendu HTML et les liens sont corrects.

Après test, consultez l’historique/exécution du hook pour vérifier l’état d’envoi (succès, échec, tentative de retry). En cas d’erreur, suivez la procédure de dépannage ci-dessous.

Accédez au panneau d’administration de votre instance (ou à la zone de configuration) où les paramètres d’envoi sont définis. Les éléments importants sont : hôte SMTP, port, mode sécurisé (TLS/SSL), identifiant utilisateur et mot de passe, et adresse d’expéditeur par défaut.

Vérifiez :

• Hôte SMTP (ex. smtp.exemple.com)
• Port : 587 (STARTTLS) ou 465 (SSL) ou 25 selon le fournisseur
• Mode sécurisé : STARTTLS vs SSL
• Nom d’utilisateur et mot de passe valides
• Adresse d’expéditeur par défaut (from) Si vous avez un alias par projet (ex. [email protected]), vérifiez le format et que le domaine est configuré chez votre fournisseur.

Utilisez l’outil de test d’email de l’interface (ou créez un AgentHook de test qui envoie un petit message). Vérifiez la réception côté destinataire et l’en-tête “From”.

Pour éviter le marquage en spam, configurez et vérifier :

• SPF : inclure le serveur d’envoi
• DKIM : signer les messages avec votre domaine
• DMARC : politique et rapports Demandez à l’équipe en charge du DNS de votre domaine d’ajouter ces enregistrements si vous utilisez un domaine personnalisé pour l’envoi.

Envoyez des mails de test qui contiennent :

• HTML et plain text alternatifs
• Images et petites pièces jointes
• Liens externes Vérifiez rendu sur clients courants (Gmail, Outlook, mobile).

Si possible, utilisez une adresse dédiée par projet (ex. [email protected]). Cela facilite le suivi des rebonds et l’application d’enregistrements SPF/DKIM spécifiques.

Chaque génération de contenu (document envoyé) peut entraîner une consommation de crédits. Vérifiez votre tableau de bord de crédits pour savoir combien de crédits sont dépensés par génération et par projet.

Renseignez-vous auprès de votre fournisseur SMTP sur :

• Nombre d’emails par minute/heure/jour
• Limite par destinataire unique
• Taille maximale des messages
• Politique anti-spam et quotas de rebond Ces limites déterminent si vous devez batcher ou espacer les envois.

Pour réduire le volume :

• Filtrez les déclenchements du hook (n’envoyer que si condition X est remplie).
• Groupez plusieurs outputs dans un seul email quand c’est pertinent.
• Limitez les destinataires à une liste restreinte.

Pour hooks fréquents, définissez des règles de fréquence (ex.: un résumé quotidien au lieu d’un email à chaque événement) afin d’économiser crédits et d’éviter la saturation du SMTP.

Activez ou consultez les logs d’envoi et mettez en place des alertes lorsque :

• Le taux d’échecs augmente
• Le solde de crédits s’approche de zéro
• Des rebonds / bounces sont fréquents

Préparez une stratégie alternative (ex.: notifications via webhook interne, tableau de bord, ou pause des envois) si les crédits tombent à zéro ou si le fournisseur SMTP limite les envois.

Créez un AgentHook de test ou exécutez un run en filtrant pour n’envoyer qu’à votre adresse. Vérifiez réception, sujet et contenu.

Vérifiez :

• Identifiants/traduction des erreurs (authentification refusée)
• Port et mode TLS
• Si l’adresse d’expéditeur est autorisée par le provider
• Que le fournisseur ne bloque pas votre IP Contactez l’admin si nécessaire.

Vérifiez les enregistrements DNS du domaine d’envoi et la signature DKIM. Les fournisseurs de messagerie affichent souvent une raison de marquage dans les en-têtes.

Surveillez les rapports de rebond : une adresse invalide ou un blocage exigera correction de la liste de destinataires ou contact avec le provider.

Si le fournisseur renvoie un code temporaire, l’outil réessaiera selon une stratégie. Si les échecs persistent, activez des alertes et réduisez le volume d’envoi.

Si l’envoi échoue pour cause de message trop volumineux, réduisez ou supprimez les pièces jointes, ou utilisez un lien de téléchargement plutôt qu’attacher un fichier.

Si votre projet utilise des adresses de réponse spécifiques, vérifiez que les en-têtes de réponse sont bien formatés pour maintenir les fils de discussion.